AG juin 2015

/../../../../uploaded/doc-ag-2015.pdf

 


 


 


 

ASSEMBLEE GENERALE

DU 9 juin 2015

 

 

 

Centre de loisirs et accueil périscolaire « Les Culottes Courtes »

 

46 rue de la Menoge

74420 BOEGE

Fixe : 04 50 39 00 95

Portable : 06 17 91 04 49

lesculottescourtes74@yahoo.fr

http://Lesculottescourtes.asso-web.com

 

 

 

 

 

Assemblée générale du 9 juin 2015

 

L’année 2014/2015 a été une année complexe et mouvementée ponctuée d’événements très importants pour notre structure :

  • les changements des rythmes scolaires avec leurs lots de réaménagements dans notre organisation. La structure a trouvé les ressources nécessaires pour s’adapter au mieux à ces changements et essayer de répondre aux besoins des familles.

  • Déménagement de la structure dans nos nouveaux locaux

  • Engagement de l’association dans la formation continue, ou initiale, de notre équipe.

  • Changement de l’application des forfaits annuels pour les familles.

Notre bilan moral est cette année mitigé :

  • Négatif : le changement de l’application des forfaits a eu un fort impact sur notre fréquentation en centre de loisirs : Les vacances de février, période présentant habituellement une forte fréquentation, a été très calme : une quinzaine d’enfants au plus fort de la fréquentation contre une quarantaine habituellement. Après analyses et discussions, il apparaît que le forfait de 180e / enfant est principalement responsable de cette situation. Le bureau a donc pris des décisions dont nous vous parlerons plus tard.

  • Positif : Le déménagement de la structure permet enfin aux Culottes Courtes d’avoir des locaux en adéquation avec les projets et la qualité des actions menés. Cela redonne une vrai bouffée d’oxygène à l’équipe et un confort que nous n’avions jusqu’alors pas connu. Un immense merci à la Commune de Boëge et à Mme Scherrer qui a rendu cela possible. Il est important de rappeler que la Mairie a débloqué une enveloppe de 10 000E pour le renouvellement du mobilier de notre structure. Un grand merci aux parents présents lors du déménagement.

Le budget reste stable et nous a permis de faire des achats pour la nouvelle structure (matériel de bureautique, ustensiles de cuisine, ….) mais la baisse de fréquentation du centre de loisirs nous rend vigilants.

Tous ces changements ont nécessité un travail important du bureau et de l’équipe ainsi qu’une gestion rigoureuse de la structure : Les Culottes Courtes, véritable petite entreprise, a prouvé sa capacité à s’adapter et à évoluer pour des services encore meilleurs.

1/ L’équipe d’animations

Cette année, nous avons eu peu de changements mais beaucoup de mouvements. Nous avons beaucoup de chance d’avoir une équipe dynamique, motivée et pleine d’idées.

Notre équipe se compose maintenant de :

* Une responsable de structure : Audrey Pinget

* Une adjointe, Morgane, qui est également animatrice en fixe au même titre qu’Aurélie, Marie, Stéphane et Thomas qui a rejoins l’équipe dans le cadre d’une formation BAPAAT.

* Nous accueillons des animateurs qui viennent en renforts de manière fixe ou ponctuelle :

- Charlie est venu, en début d’année, renforcer cette équipe à plusieurs reprises avec beaucoup de plaisir pour les enfants et les animateurs.

- Depuis le début de l’année scolaire, Nelly est présente les mercredis où Audrey et/ou Thomas sont en formation. Elle est présente dans le bus et accompagne les enfants depuis Habère Poche. Elle nous est d’un grand soutien et a su se faire adopter avec une grande facilité tant des enfants que de l’équipe.

- Matthieu prend le relai de Charlie et vient en renforts selon les besoins depuis le mois de mai.

* Les formations :

- Marie a son BAFA en avril : Nous la félicitons pour son engagement et sa motivation.

- Morgane a validé la formation théorique et la pratique de son BAFD. La partie approfondissement est en cours : nous lui souhaitons du courage pour la suite.

- Audrey est en formation BPJeps depuis le mois de novembre 2014 et jusqu’en mai 2016. Sa formation lui permet de développer ses compétences en direction et d’apporter une plus value au fonctionnement de la structure.

Je souhaite profiter de ce moment pour tous les remercier : chacun s’implique de son mieux dans la structure, apporte tous ce dont il est capable. L’équipe fait un travail formidable. C’est une équipe sérieuse en qui je peux avoir confiance et pour cela je les remercie. Ils ont été capables de s’adapter aux changements, modifier les contrats en fonction, …. Ils ont également été tolérants dans le quotidien, patients avec mes retards… Tout cela a été un vrai soulagement pour la gestion de la structure. Merci !

Un grand remerciement personnel à Audrey qui, de part son travail, son professionnalisme et la cohésion qu’elle génère dans l’équipe, m’a permis de surmonter les différentes épreuves de cette année.

2/ Fréquentation

Cette année voit un maintien des inscriptions avec une répartition différente :

  • Les temps périscolaires voient une fréquentation importante avec plusieurs jours par mois où la structure est complète chez les petits ou les grands.

  • Une baisse de la fréquentation en centre de loisirs qui n’est pas en lien avec le projet pédagogique : Les enfants choisissent leurs thèmes, ils sont ravis des activités proposées et les retours de parents sont positifs. Le problème semble d’avantage lié à l’aspect financier, et particulièrement au forfait de 180e/enfant/an.

Communes

Nbre d’enfants inscrits 2013/2014

Nbre d’enfants inscrits 2014/2015

Nbre de familles

2014/2015

Boëge

66

85

58

Bogève

0

3

2

Burdignin

15

18

13

Habère-Lullin

18

28

14

Habère-Poche

17

26

17

Saxel

15

26

19

Saint André

14

23

16

Villard

22

24

18

total

167

233

157

 

3/ Rapport financier

 

  • Nous renouvelons cette année notre remerciement spécial pour la commune de Boëge qui a voté une subvention annuelle de 4500 euros pour financer le comptable et l’indemnisation du bureau. Grâce à l’aide apportée par Mr Jacquin, la situation financière est stable. Il permet de contrôler nos comptes et d’être un conseil précieux pour la pérennisation de la structure. Il apporte un regard professionnel sur les comptes. Malheureusement, il ne s’occupe pas de la partie gestion du personnel (contrats, arrêt de travail, salaires…). La charge de travail reste lourde et les responsabilités importantes pour les parents membres du bureau. Comme l’année précédente, nous proposons le vote d’une indemnisation des parents membres du bureau selon ce qui suit : secrétaire : 200e, trésorier : 1300e, président : 1500e. Le dédommagement sera sous forme d’un avoir sur les factures des Culottes Courtes, divisé en deux fois : juin et décembre, de façon à dédommager un travail effectué. Des profils de tâches ont été faits et sont à votre disposition. Il faut être conscient que la structure évolue et que les contraintes que cela engendre augmentent également. Sa gestion est un travail difficile pour les parents bénévoles du bureau...

  • Accepté par vote à l’unanimité

 

  • Cette année, nous n’avons pas obtenu la subvention destinée aux associations (MSA). Elle est en général versée un an sur 2. Nous la demanderons de nouveau l’année prochaine.

 

  • La structure a investit dans les formations pour le personnel (Marie et Morgane). La formation d’Audrey est prise en charge par l’OCPA (Uniformation).

 

 

1/ Bilan financier

 

 

DEPENSES

RECETTES

charges de fonctionnement (repas, matériel, …)

29 122 €

participation des familles (facturation + cotisations)

119 852 €

charges de personnel

121 479 €

participation des communes

24 960 €

 

 

participation CAF et organismes sociaux

20 328 €

 

 

subvention de fonctionnement (comptable + indemnisations)

4 500 €

TOTAL

150 601 €

TOTAL

169 640 €

 

Les dates des recettes étant variable (encaissement cheque etc..) les chiffres peuvent varier d’un mois à l’autre

L’exercice 2014 fait apparaître un bénéfice de 17 501€ contre une perte de 8 229€ en 2013. Nous rappelons que ce bilan est positif grâce à la mise à disposition GRATUITE des locaux par la Mairie de Boëge ainsi que la prise en charge des frais d’électricité, gaz et eau (coût global estimé à 25 000€ pour l’année 2014.)

 

 

 

 

 

 

 

2/ Subventions communes

 

Année 2013

Année 2014

COMMUNES

Subventions

Subventions

Subvention

Subvention

demandées

obtenues

demandées

obtenues

BOEGE

13200,00 €

13200,00 €

15 300€

15 300€

BOGEVE

0,00 €

0,00 €

540€

0,00 €

BURDIGNIN

2100,00 €

0,00 €

3 240€

1000 €

HABERE LULLIN

3000,00 €

600,00 €

5 040€

570€

HABERE POCHE

1950,00 €

0,00 €

4 680€

300€

SAINT ANDRE

2250,00 €

2250€

4 140€

3 500€

SAXEL

2 250,00 €

2250€

4 680€

4 290€

VILLARD

3 600,00 €

1680€

4 320€

0€

TOTAL

28350,00€

19 980,00€

41 940€

24 960€

 

Nous attirons votre attention sur deux points :

  • Nous remercions l’ensemble des communes participantes et sommes conscients des efforts que nous demandons chaque année. Ces subventions sont indispensables au bon fonctionnement de la structure.

  • L’année passée, la décision de facturer la subvention non versée aux familles avait été prise, afin de limiter la perte financière générée par ce manque. Après une année d’application, nous avons observé une baisse de fréquentation importante sur le centre de loisirs. Le Bureau a donc pris la décision de revenir au système de forfait mensuel dés septembre 2015 : il y aura deux possibilités :

    • Les administrés des communes de Boëge et de Saxel, qui ont versé la totalité de la subvention demandée, ne paieront rien.

    • Les administrés des autres communes paieront un forfait de 16e /mois /enfant, correspondant aux 180e demandés divisé en 11 mois (fermeture de la structure en août). Lorsque la commune versera une subvention, elle sera rétribuée à chaque administré sous forme d’avoir sur facture. Le forfait restera facturé au même tarif tout au long de l’année.

    • La commune de St André n’ayant pas encore donné de retour / subvention, nous ferons quelque chose d’intermédiaire si la subvention n’est pas versée dans son intégralité : les administrés paieront la part manquante des 180e et ne paieront pas le forfait mensuel.

 

3/ Fréquentation

Bilan 2014

 

 

 

moins de 6 ans

plus de 6 ans

Total

Nombres d’heures

6335.73h

(+792.73 h/2014)

 

6435.72h

(-321.28h/2014)

 

12 771.45h

(+471.45h)

Périscolaires

 

 

 

 

 

Nombres d’heures

8466h

(+ 1630h / 2014)

 

8203h

(-1337h/ 2014)

 

16 669h

(+293h)

Centre de loisirs

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total General

 

29 440h (+764.45h)

 

 

 

 

 

 

 

Vote du bilan financier : Accepté par vote à l’unanimité

Conclusion

  • Nous remercions la commune de St André pour le prêt gracieux de leur minibus, permettant ainsi aux enfants de faire des sorties.

  • Nous souhaitons remercier également l’Ecole du Château qui nous autorise l’accès à leur parc sans contre partie. Cela permet aux enfants de profiter d’un extérieur agréable et adapté pendant les vacances scolaires.

La situation financière de l’association est stable. Les tarifs et le fonctionnement global de la structure restent inchangés.

Quelques infos :

  • Le centre sera fermé du samedi 31 juillet au lundi 31 août inclus et une semaine pendant les vacances de Noël. De plus la structure est fermée les jours fériés français.

  • L’accueil « repas/temps calme » du mercredi sera modifié pour des raisons d’organisation : actuellement, les enfants peuvent rester jusqu’à 14h30 sur le centre : cet horaire est tard pour les enfants qui restent toute l’am. Il est difficile de commencer une activité avec des enfants qui partent en cours de route. De plus, les autres sont obligés d’attendre 14h30 pour débuter leurs activités et certains partent à 16h30, ce qui laisse moins de temps pour les activités. Le temps sera donc réduit : le départ des enfants se fera au plus à 14h.

  • Les inscriptions pour la rentrée de septembre 2015 : Pour les familles déjà inscrites, les inscriptions se feront lors de permanences les mercredis et samedis 10, 13, 17 et 20 juin entre 9h et 12h. Les documents sont en ligne sur le site des Culottes Courtes ou disponibles auprès d’Audrey ou Morgane. Les dossiers seront à rendre complets (sauf assurance). Seuls les dossiers de nouveaux inscrits seront acceptés en dehors de ces permanences.

Pour compléter votre dossier, vous devrez :

  • fournir l’attestation caf avec le n° caf. Nb : tout n° caf (coefficient) non mis à jour au 1er sept restera inchangé pour l’année.

  • Rendre la fiche de renseignements avec la copie des vaccinations.

  • Prendre connaissance du règlement de fonctionnement

  • fournir le chèque de 30 euros de cotisation.

  • Seule l’attestation d’assurances sera acceptée jusqu’au 15 septembre.

Attention : aucun dossier ne sera accepté s’il est incomplet, à vous de faire le nécessaire pour que vos enfants soit inscrits pour la rentrée de septembre !!! Votre enfant sera refusé à la rentrée si le dossier est incomplet, c’est une question de sécurité pour votre enfant !

Le bureau :

  • Les postes de suppléant sont importants malgré l’absence de dédommagement. Nous faisons le choix de ne pas dédommager ces postes car il n’y a pas de charge de travail fixe demandée. Par contre, l’aspect consultatif est important lors des réunions du bureau.

Election du bureau : Chaque année, le bureau doit être élu. Cette année, chaque membre se représente à son poste :

  • Mme BINET Sandrine Présidente / Mme TOURNIER Emilie vice présidente

  • Mme GAILLARD Lucie trésorière / Mr BREYSSE Jean Philippe vice trésorier

  • Mme PATTE Marie Pierre Secrétaire / Mme BERTHOUZE Claire vice Secrétaire

Résultats votes : ré élection des membres à l’unanimité.

 

Les changements prévus pour l’année qui arrive:

  1. Projet périscolaire : l’équipe travaille à la mise en place d’ateliers au choix avec 3 axes directeurs :

  2. Ateliers sportifs

  3. Ateliers créatifs

  4. Ateliers libres

  5. Le bus du mercredi : Afin de proposer des solutions pour les familles du haut de la Vallée, la mise en place d’un bus de ramassage avait été négocié pour l’année scolaire 2014/2015. Ce contrat, liant la Communauté de Communes, le Conseil général, la SAT et les Culottes Courtes, est à rediscuter pour l’année 2015/2016. Actuellement, moins de 10 enfants utilisent ce bus le mercredi. Nous réfléchissons à une autre solution afin de simplifier la logistique de cet accueil.

  6. Embauche d’un animateur supplémentaire à temps partiel : L’augmentation des effectifs en périscolaire ces derniers mois provoque la mise en liste d’attente d’enfants chez les grands. Peu d’entre eux partent au Collège. Avec la rentrée de septembre, nous craignons une augmentation également chez les petits. Afin d’éviter la mise en difficulté des familles, nous posons la question de l’embauche d’un animateur sur ces temps. Outre la difficulté de trouver quelqu’un qui accepte un contrat de peu d’heures, le coût de l’embauche est à prendre en compte. Le bureau propose l’essai sur 1an de cette embauche et l’évaluation de la nécessité / coût l’année prochaine. Nous souhaitons soumettre au vote cette décision. Il est important de garder à l’esprit que si ce poste s’avère nécessaire sur le long terme, il peut engendrer l’augmentation des tarifs pour l’année prochaine.

  7. Résultats : Accepté par vote à l’unanimité

  8. Questions des familles :

  9. Une ouverture au mois d’août est elle envisageable ? Le test a déjà été fait et le nombre trop peu important d’enfants n’a pas permis l’ouverture de la structure. De plus, cela pose un problème d’organisation pour les vacances de l’équipe. En septembre, un questionnaire sera envoyé par mail aux familles, ou disponible sur la structure, afin d’évaluer les besoins sur le mois d’août.

  10. Un sondage sera fait d’ici la fin du mois pour l’ouverture de la structure le 31.08, veille de la rentrée.

 

Clôture de l’assemblée générale vers 19h45