AG mai 2014

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ASSEMBLEE GENERALE

DU 22 mai 2014

Centre de loisirs et accueil périscolaire « Les Culottes Courtes »
Salle polyvalente
Rue de la Vallée Verte
74 420 BOEGE
06.17.91.04.49

lesculottescourtes74@yahoo.fr

http://Lesculottescourtes.asso-web.com

 

 

 

 

 

Assemblée générale du 22 mai 2014

 

Le bilan de l’année 2013/2014 est positif pour la structure : Le dynamisme de l’équipe et la gestion rigoureuse du bureau permettent de voir une stabilisation des effectifs, voir même une augmentation des inscriptions.

De nouveaux challenges nous attendent pour l’année à venir: les changements des rythmes scolaires nous contraignent à des réorganisations du centre de loisirs le mercredi, avec son lot de mystère : dérogation de la DDCS, organisation de transport le mercredi midi, évolution des effectifs ??? De nombreuses questions sont encore sans réponse.

Tous ces changements vont de nouveau nécessiter une gestion rigoureuse de la structure : Les Culottes Courtes, véritable petite entreprise, a plus que jamais sa place dans la vallée!

1/ L’équipe d’animations

Cette année, nous avons eu moins de changements que les années précédentes. Nous avons beaucoup de chance d’avoir une équipe dynamique, motivée et pleine d’idées.  

Notre  équipe se compose maintenant de :

* Une directrice : Audrey Pinget

* 5  Animateurs : Aurélie, Morgane, Marie, Michel et Stéphane. Charlie est venu renforcer cette équipe à plusieurs reprises avec beaucoup de plaisir pour les enfants et les animateurs.

Depuis les vacances de février 2013, nous avons mis en place un tournus des binômes : il n’y a plus une équipe « grands » et une équipe « petits ». Chaque animateur est amené à travailler avec les deux groupes et avec chacun des membres de l’équipe. Ce tournus a permis une meilleure fluidité au sein de l’équipe : nous maintenons cette organisation.

Dans le souci d’une amélioration constante de l’encadrement des enfants, deux formations ont été débutées cette année :

  • Marie a effectué la formation théorique de son BAFA et partira cet été en formation pratique.

  • Morgane vient de faire la formation théorique de son BAFD.

    2/ Fréquentation

    Cette année a vu une nette augmentation des enfants inscrits : 66 enfants de plus qu’en 2012 toutes communes confondues!!

    C’est surtout sur les temps « centre de loisirs » que les inscriptions ont augmenté : grâce au travail de l’équipe, les enfants ont plaisir à venir et à s’immerger dans les thèmes de nos animateurs.

Communes

Nbre d’enfants inscrits 2012

Nbre d’enfants inscrits 2013

Nbre de familles

2013

Boëge

66

85

63

Bogève

0

3

2

Burdignin

15

18

13

Habère-Lullin

18

28

20

Habère-Poche

17

26

17

Saxel

15

26

19

Saint André

14

23

16

Villard

22

24

18

total

167

233

168

 

3/ Rapport financier

 

  • Nous renouvelons cette année notre remerciement spécial pour la commune de Boëge qui a voté une subvention annuelle de 4500 eurospour financer le comptable et l’indemnisation du bureau. Grâce à l’aide apportée parMr Jacquin, la situation financière se stabilise. Il permet de contrôler nos comptes et d’être un conseil précieux pour la pérennisation de la structure. Il apporte un regard professionnel sur les comptes. Malheureusement, il ne s’occupe pas de la partie gestion du personnel (contrats, arrêt de travail, salaires…). La charge de travail reste lourde et les responsabilités importantes pour les parents membres du bureau. Comme l’année précédente, nous proposons le vote d’une indemnisation des parents membres du bureau selon ce qui suit : secrétaire : 200e, trésorier : 1300e, président : 1500e.Le dédommagement sera sous forme d’un avoir sur les factures des Culottes Courtes, divisé en deux fois : juin et décembre, de façon à dédommager un travail effectué. Des profils de tâches ont été faits et sont à votre disposition. Il faut être conscient que la structure évolue et que les contraintes que cela engendre augmentent également. Sa gestion est un travail difficile pour les parents bénévoles du bureau...

     

  • Cette année, nous avons obtenu la subvention destinée aux associations (MSA) d’un montant de 800 euros. Elle sera utilisée pour acheter du matériel d’intérieur (petits canapés).

     

  • La structure a investit dans les formations pour le personnel (Marie et Morgane) mais également dans un logiciel informatique de transfert de comptabilité, cela permettant l’allègement du travail du trésorier.

     

    Recettes

     

Exercice

2011

2012

2013

 

Participation des familles

74 310

81 872

106 079

 

Subventions des communes

18 160

14 850

19 380

 

Participation CAF

8 600

16 642

7 500

 

Aides et subventions diverses

1 500

4 500

4 500

 

Autres produits (cotisations)

3 568

3 639

4 460

 

TOTAL

106 554

121 503

141 919

 

Les dates des recettes étant variable (encaissement cheque etc..) les chiffres peuvent varier d’un mois à l’autre

NB : l’année passée, la CAF nous a versé un total de 16 642: 10 415.52e pour l’effectif 2012 + un correctif de 6 226.48e pour l’année 2011. Cette année, les versements sont coupés en 2 : 70% de la somme est versé sur l’année et le complément est versé l’année suivante après calcul selon le réel déclaré. Nous devons donc recevoir environ 3200e en plus bientôt pour l’année 2013.

Dépenses

 

EXERCICE

 

DEPENSES

2012

2013

 

60. Achats

15 316 €

23 017€ 

 

61. Services extérieurs (sorties)

2414 €

2 154€

 

62. Autres services extérieurs

266 €

779€

 

63. Impôts et taxes

 0 €

0€

 

64. Charges de personnel

104 959 €

116 774€

 

65. Autres charges de gestion courante

 0 €

0€

 

66. Charges financières

               3 €

                  0€

 

67. Charges exceptionnelles

968 €

4 901€

 

TOTAL

123 926 €

147 625

 

 

 

 

 

 

 

RESULTATS DU BUDGET 2013

-5706€

 

 

 

 

 

 

dont 23 500 euros de mise à disposition des locaux

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                 

 

Subventions  communes

 

Année 2013

Année 2012

COMMUNES

Subventions

Subventions

Subvention

Subvention

demandées

obtenues

demandées

obtenues

BOEGE

13200,00 €

13200,00 €

9 900€

9 900€

BOGEVE

0,00 €

0,00 €

0€

0,00 €

BURDIGNIN

2100,00 €

0,00 €

2 250€

0,00 €

HABERE LULLIN

3000,00 €

600,00 €

2 750€

0,00 €

HABERE POCHE

1950,00 €

0,00 €

2 550€

0,00 €

SAINT ANDRE

        2250,00 €

2250€

             2 100€

2 100€

SAXEL

2 250,00 €

2250€

2 250€

2 250€

VILLARD

3 600,00 €

1680€

3 300€

0€

TOTAL

28350,00€

19 980,00€

24 700€

14 250€

 

Nous attirons votre attention sur deux points :

  • Habère Lullin a versé une subvention pour la 1ère fois depuis la création de la structure. Certes, cette subvention n’est pas complète mais c’est un début. De même, Habère Poche a fait un geste en 2014.

  • L’augmentation du forfait mensuel, et donc des subventions, a été jugé trop importante par certaines communes. Les difficultés financières générées par cette augmentation a pour conséquence le versement partiel de subvention pour les communes de Saxel et de St André. Ce manque à gagner reste donc à la charge des familles. Pour en faciliter la gestion, nous proposons à ces familles de facturer en une fois le montant de 30E en même temps que le paiement de la cotisation annuelle. Pour les communes ne versant qu’une subvention partielle, voire aucune, la somme de 180E restera lissée sur l’année pour limiter la pénalisation des familles.

  • Nous attirons votre attention sur la perte générée par la fréquentation occasionnelle des familles habitants sur les communes ne payant pas les subventions. En effet, le montant forfaitairefixé à 180e/an a été lissé sur l’année, représentant ainsi ce qu’on nomme « forfait mensuel » à 15e/mois.Or la fréquentation occasionnelle fait que ce montant n’est pas totalement perçu parl’association, générant ainsi une perte financière.Cette somme correspond à une enveloppe annuelle budgétée permettant d’assurer le bon fonctionnement de la structure.

     

Bilan 2013

 

 

 

 

moins  de 6 ans

plus  de  6 ans

Total

Nombres d’heures

5 543h

(+744 h/2012)

 

6 757h (+1064h/2012)

 

 12 300h

Périscolaires

 

 

 

 

 

Nombres d’heures

6 836h

(+ 1651h / 2012)

 

9 540h

(+2 424h/ 2012)

 

16 376h

Centre de loisirs

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total General

 

28 676h (+5883h)

 

 

 

 

 

 

 

 

Conclusion

  • Nous remercions la commune de St André pour le prêt gracieux de leur minibus, permettant ainsi aux enfants de faire des sorties.

  • Nous souhaitons remercier également l’Ecole du Château qui nous autorise l’accès à leur parc sans contre partie. Cela permet aux enfants de profiter d’un extérieur agréable et adapté pendant les vacances scolaires.

    La situation financière de l’association semble se stabiliser. Cependant, elle reste fragile car dépendante des versements de la CAF (10 957e) qui a tendance à se réduire. La structure ne s’autofinance toujours pas.  Le poste « charges du personnel » est en augmentation constante d’une année sur l’autre : nombre d’animateurs bloqué en fonction des règles d’encadrements de la DDCS, personnels qualifiés et en qualification. C’est pourquoi nous augmentons les tarifs périscolaires de 0.10cts/ heure cette année.

    De plus, notre prestataire  « Les Marmitons »  à Burdignin augmentera son tarif en septembre 2014: le repas coutera  5E15, la vaisselle jetable étant incluse dans ce tarif.

4/ Tarifications au quotient familial applicables au 1er septembre 2014

Périscolaire :

Pour le périscolaire du soir, il faut ajouter 0,80cts pour le goûter/soir.

 

 

Quotient Familial

Tarif  Horaire

Par enfant

Inférieur à 620

2,40 €

De 621 à 1000

3.1 €

De 1001 à 1900

3,5 €

Supérieur à 1900 ou sans quotient

3,8 €

 

 

 

Quotient Familial

Mercredi et vacances scolaires

Tarif par enfant

 

Matin

Journée (repas et goûter compris)

Demi-journée avec repas

(repas et goûter compris)

Demi-journée sans repas

(goûter compris)

Inférieur à 620

6,20 €

19,15 €

12,15 €

7 €

De 621 à 1000

8,20 €

22,15 €

15,15 €

9 €

De 1001 à 1900

10,20 €

24,15 €

16,15 €

11 €

Supérieur à 1900 ou sans quotient

11,20 €

25,15 €

17, 15 €

12 €

 

Le repas est facturé 5€15 et le goûter 0,80€.

 

- La cotisation annuelle reste est fixée à 30 euros par famille. Elle ne donne aucun droit sur les places d’accueil et elle  n’est pas remboursable, elle  donne  le droit de bénéficier  des services de la structure dans la limite des places disponibles et dans le respect du planning.

 

5/Petits rappels pour le bon fonctionnement

1. En cas d’absence non justifiée 48 h à l’avance, les journées ou demie -journées ou heures planifiées seront à régler par les familles.

2. Les modifications de planning  doivent être faites obligatoirement par écrit (mail, texto, courrier) ;  dans le cas contraire,  elles  ne seront pas prises en compte. Bien entendu, les modifications faites avec la directrice de la structure sont valables, mais nous vous demandons une confirmation écrite.

3. Les plannings seront acceptés sous condition du règlement de la facture du mois précédent.

4. Les écoles peuvent accompagnés, sous la responsabilité de la direction, les enfants dont les parents ont un retard de minimum 15 min sur la structure : seuls les enfants ayant un dossier complet d’inscription seront accueillis. De même la directrice du centre se réserve le droit de les refuser en cas d’effectifs complets et de compter une heure supplémentaire pour les désagréments occasionnés. En cas de refus de la directrice des Culottes Courtes, l’enfant reste sous la responsabilité de la direction de l’école.

5. Le retard de parents après 19 heures est devenu exceptionnel. Des efforts ont été fais en ce sens et nous vous en remercions. Nous maintenons néanmoins le forfait de 20 euros par retard appliqué depuis l’année passée, permettant de payer les heures supplémentaires dues à l’employé. Après 3 retards, un avertissement sera envoyé. Dans le cas d’un retard supplémentaire, l’enfant sera exclu de la structure pour une semaine.

6. Les parents  sont priés de regarder les plannings d’activités (pour les mercredis  et vacances) qui sont affichés dans les salles, sur le tableau du mur extérieur et sur le site internet) afin d’apporter des vêtements adéquats selon les sorties. Pour simplifier l’organisation de l’équipe, les jours où une sortie est prévue (1/semaine, en général le mercredi pendant les vacances), seule l’inscription à la journée sera possible.

  • Le centre sera fermé du samedi 2 août au lundi 1er septembre inclus et une semaine pendant les vacances de Noël. De plus la structure est fermée les jours fériés français.

  • Les inscriptions pour la rentrée de septembre 2014 : se feront du 15 mai au5 juillet en périscolaire et tous les mercredis + du 5 au 25 juillet entre 9h et 16h. En cas d’absence d’Audrey, seul un dossier complet sera pris.

    Vous devrez fournir l’attestation caf avec le n° caf, signer le règlement intérieur et  fournir le chèque de 30 euros de cotisation. Seule l’attestation d’assurances sera acceptée jusqu’au 15 septembre.

    Nb : tout n° caf (coefficient) non mis à jour au 1er sept restera inchangé pour l’année.

    Attention : aucun dossier ne sera accepté s’il est incomplet,  à vous de faire le nécessaire  pour que vos enfants soit inscrits pour la rentrée de septembre !!! Votre enfant sera refusé après le 15 septembre si le dossier est incomplet, c’est une question de sécurité pour votre enfant !

  • Le bureau :

    ° Indemnités du bureau : Comme évoqué en début d’AG, nous proposons que les parents du bureau soient dédommagés comme l’année précédente. En effet, la charge de travail reste lourde et les responsabilités importantes. Rappel de la proposition:

  • Le dédommagement serait fait sous forme d’un avoir, divisé en deux « versements » : juin et décembre, de façon à dédommager le travail effectué.

  • Des profils de tâches ont été faits. Il faut être conscient que la structure évolue et que les contraintes que cela engendre augmentent également. La gestion par des parents est difficile. La personne qui prend un poste dans l’association a un cahier des charges à respecter, et donc, des comptes à rendre. Nous ne souhaitons pas que des personnes se proposent pour le bureau sans assumer leurs tâches par la suite.

  • La répartition de ce dédommagement est ré évaluable à chaque AG, en fonction de la charge de travail de chaque membre. Cette année, après délibération, nous proposons la division suivante : Le président : 1500e, le trésorier : 1300e, le secrétaire : 200e.

  • Les postes de suppléant sont importants malgré l’absence de dédommagement. Nous faisons le choix de ne pas dédommager ces postes car il n’y a pas de charge de travail fixe demandée. Par contre, l’aspect consultatif est important lors des réunions du bureau. Nous attirons votre attention sur le fait que la prise d’un poste de suppléant amène logiquement au poste fixe quand le titulaire quitte ses fonctions. Par exemple, vice trésorier deviendra normalement trésorier.

    ° Election du bureau : Chaque année, le bureau doit être élu. 

    Nous profitons de cette précision pour lancer un appel à candidatures :

  • Certains membres du bureau ne se représentent pas, nous recherchons donc : un(e) trésorier(e), un(e) vice trésorier : Lucie se présentant au poste de trésorier, un(e) vice président, un(e) vice secrétaire.

     

    Les changements prévus pour l’année qui arrive:

  • Les nouveaux locaux : Comme vous avez pu le constater, les travaux de la nouvelle école ont bien avancés. J’ai eu le privilège avec Audrey de visiter la structure en construction et nous sommes impatients de pouvoir profiter des espaces magnifiques que nous offre la Mairie de Boëge. Nous espérons une fin de travaux pour janvier 2015.

  • La PMI : nous avons reçu Mme Delerce en mars pour le contrôle PMI des moins de 6 ans. Globalement, il n’y a pas de problème particulier sur la structure et l’encadrement. Nous avons fait le point sur la nouvelle structure et des modifications ont été apportées par la Mairie selon les demandes de Mme Delerce. De plus, notre règlement intérieur a été revu en règlement de fonctionnement et complété selon sa demande. Il est donc nécessaire de le voter aujourd’hui.

  • Les subventions : Comme cité plus haut, les subventions de 180e/an demandées aux communes sont nécessaires  au bon fonctionnement de la structure. Actuellement, plusieurs situations se présentent :

    - Boëge : la totalité des subventions est versée par la commune, les familles ne paient rien.

    - Saxel : la commune paie 165e sur les 180e demandés. Il reste donc 15e/enfant/an à la charge des familles.

    - St André : la commune paie 150e sur les 180e demandés. Il reste donc 30e/enfant/an à la charge des familles.

    - Pour les autres communes : cette somme de 180e sera due dans sa totalité par les familles. Elle sera réglable soit en une fois lors de l’inscription, soit en 3 versements. L’autre possibilité est d’augmenter le prix du centre de loisirs pour les communes qui ne subventionnent pas ou en partie.

    Le bureau se réunira en juin afin de calculer et de proposer la solution qu’il choisi : ce choix sera à confirmer par vote des familles et mis en place pour les inscriptions de 2014/2015.

    Le bureau, après calcul et évaluation, a soumis au vote des familles la solution d’un forfait de 180e, auquel est déduite l’éventuelle participation de la commune concernée, réglable pour l’année scolaire en 1 ou 3 chèques : les familles se sont prononcées POUR ce choix à 42 voix contre 2 voix contre.

    Ce changement sera donc appliqué dés la rentrée de septembre 2014. Nous sollicitons de nouveaux les communes pour des subventions partielles pour limiter l’impact financier sur les familles.

    4- Les rythmes scolaires : Pour la rentrée 2014/2015, les rythmes scolaires seront modifiés. La structure travaille étroitement avec les différents partenaires afin de trouver les solutions les plus acceptables. Le risque d’augmentation des effectifs est présent. Cela induit des modifications de statut de l’association auxquelles le bureau travaillera en temps voulu.

    A l’heure actuelle et selon les dernières annonces du gouvernement, il est possible que les écoles cumulent les 45min de temps éducatifs sur une ½ journée. La difficulté pour la logistique étant le mercredi puisque les familles scolarisées sur le haut de la Vallée et fréquentant la structure seront bloquées à la fin de l’école, sans transport pour Boëge.

    Bus : Actuellement, malgré des recherches plus qu’actives, aucune compagnie de bus n’est prête à nous proposer un devis. Nous sommes en attente de 2 compagnies qui pourraient éventuellement négocier un contrat avec nous selon si elles sont retenues pour d’autres écoles ou non. Une demande d’entretien a été adressée à Mr Baud-Grasset, elle reste actuellement sans réponse.